Канали за резервација, едноставна патна политика, одобрување, фактурирање во денари и известување — што обично се договара меѓу компанија и агенција за службени патувања.
Кога компанија почнува да ги организира своите службени патувања преку агенција наместо расфрлано, корисно е однапред да се договорат неколку работи. Договорот не мора да биде сложен — најчесто се сведува на тоа кој смее да бара што, преку кој канал, и како се плаќа.
Канали за резервација
Првото нешто што се договара е преку кој канал вработените поднесуваат барања за патување — телефон, е-мејл или контакт центарот на агенцијата, зависно од тоа што најдобро одговара на внатрешната организација на компанијата. Некои компании преферираат еден централен контакт (на пример, асистентка или одделот за набавки) да ги поднесува сите барања, додека други дозволуваат секој вработен директно да контактира со агенцијата во рамки на поставена политика. Избраниот канал треба да биде јасен на сите вработени за да нема двоумење при итно патување. Добро е и однапред да се одреди кому се обраќа вработениот кога патувањето е неочекувано и излегува надвор од вообичаеното работно време, за да не се губи време во барање на контакт.
Едноставна патна политика
Патната политика не мора да биде обемен документ — најчесто е кратка листа од неколку правила: кои класи на летање се дозволени, дали е потребно однапред одобрување над одреден праг, и кој е процесот при промена на планот. Колку е политиката поедноставна, толку побрзо се обработуваат барањата и помалку недоразбирања има при резервација. Агенцијата може да помогне во обликувањето на политиката според тоа како реално патуваат вашите вработени, но самата одлука за правилата останува на компанијата. Политика која е преобемна или нереална најчесто се заобиколува во пракса, па вреди таа да се прилагодува повремено според искуството.
Одобрување и контакти
Договорот обично определува кој во компанијата има овластување да одобрува патувања — еден или повеќе луѓе, зависно од организацијата. Исто така се определува кој е контактот од страна на агенцијата: назначен агент кој ги познава потребите на компанијата наместо секој пат да се објаснува истото од почеток. Јасно дефинираните контакти од двете страни го забрзуваат секое идно барање и го намалуваат ризикот од недоразбирање кога одлуката за патување треба да се донесе брзо.
Фактурирање во денари
Фактурирањето обично се договара однапред — динамика (на пример, месечно), формат и податоци потребни за секоја фактура (број на нарачка, оддел, проект). Фактурите се издаваат во денари, усогласено со сметководствените барања на компанијата. Договорот може да предвиди и консолидирана фактура за повеќе патувања во еден период, наместо посебна фактура за секое поединечно патување, ако тоа му олеснува на сметководството на компанијата. Корисно е однапред да се разјасни и како се постапува со евентуални корекции на фактура, за да не се чека долго за измена кога ќе се појави потреба.
Извештаи
На крај, договорот обично опфаќа и каков вид известување компанијата очекува — колку често и во која форма. Ова му овозможува на одделот за финансии или управување да ја следи потрошувачката без да бара рачно секој детал. За повеќе за тоа што конкретно опфаќаат извештаите, погледнете го нашиот текст за извештаите за службени патувања. Ако вашата компанија размислува да воспостави ваков договор, контактирајте нè и ќе го обликуваме според вашите потреби, во најкраток можен рок.